Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Ginsberg Gingras accorde la plus haute importance à la protection de la vie privée. Notre firme a pris l’engagement de recueillir, d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels de manière responsable et seulement dans la mesure où l’exige la prestation de nos services. Nous nous efforçons en outre de faire preuve d’ouverture et de transparence dans la façon dont nous traitons ces renseignements. C’est à cet égard que nous publions ici notre politique.

Définition d’un renseignement personnel

Il s’agit de tout renseignement concernant un individu identifiable, notamment ses signes particuliers (p. ex. le sexe, l’âge, l’état civil et familial, les revenus, les dettes, l’adresse ou le numéro de téléphone à domicile, le motif des difficultés financières); sa santé (p. ex. l’invalidité, un état de santé résultant en une perte de revenus) ou ses activités et points de vue (p. ex. les opinions exprimées par un individu, notre avis sur les causes de la faillite personnelle). À noter que la législation sur les renseignements personnels ne couvre pas l’information dite commerciale (p. ex. l’adresse et le numéro de téléphone au lieu de travail de l’individu).

Description de la firme

Notre firme Ginsberg Gingras se spécialise dans l’insolvabilité et la réorganisation et comprend actuellement plus de cent vingt-cinq employés. Nous faisons appel à divers conseillers et organisations qui, dans l’accomplissement de leurs fonctions, ont un accès restreint aux renseignements personnels que nous détenons. Ces tierces parties comprennent des conseillers en informatique, une compagnie de sécurité et d’entretien de bureau, une entreprise d’entreposage de dossiers, des employés temporaires pendant les vacances ou congés, des sociétés de cartes de crédit, des gestionnaires de sites Web, notre locateur, des bureaux spécialisés en préparation de rapports fiscaux et des avocats. Nous limitons leur accès aux renseignements personnels que nous détenons autant que nous pouvons raisonnablement le faire. Nous avons aussi leur assurance qu’ils observent des principes appropriés en matière de protection de la vie privée.

Principaux motifs de la collecte de renseignements personnels

Au sujet des débiteurs

À l’instar de tous les professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation, nous assumons plusieurs rôles. Nous pouvons, par exemple, agir à titre de syndic autorisé en insolvabilité, d’administrateur d’une proposition de consommateur, de séquestre, de séquestre gérant et mandataire ou d’agent d’un créancier garanti. Selon le rôle que nous occupons (lequel peut changer avec le temps), le type de renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et communiquons au sujet d’un débiteur peut varier.

Cependant, règle générale, nous recueillons des renseignements personnels au sujet d’un débiteur afin de connaître ses biens, ses dettes, ses revenus, ses dépenses et ses circonstances familiales et d’établir les sommes qu’il est raisonnablement en mesure d’affecter à la réduction de ses dettes. Puis, nous utilisons et communiquons ces renseignements en vue de déposer les formulaires requis auprès du gouvernement (p. ex. le Bureau du surintendant des faillites, le séquestre officiel, l’Agence du revenu du Canada) et parfois des tribunaux, et pour informer les créanciers des circonstances affectant le débiteur, réaliser les biens, percevoir le revenu excédentaire durant la faillite, rembourser les créanciers et participer au processus de libération du débiteur failli.

Nous recueillons la plupart de ces renseignements auprès du débiteur lui-même; mais il arrive aussi que nous obtenions certains renseignements des créanciers, des membres de la famille du débiteur, des parties liées aux transactions financières du débiteur, des registres publics et d’autres intervenants, pour nous assurer que nous disposons de l’information la plus exacte possible. Notre responsabilité, en tant que professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation, n’en demande pas moins.

Habituellement, nous obtenons le consentement du débiteur avant de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels le concernant. Cependant, il arrive en de très rares circonstances que nous le fassions sans son consentement, par exemple :

  • lorsque nous agissons à titre de mandataire d’un créancier aux fins de recouvrement d’une dette;
  • lorsque la loi l’exige;
  • lorsqu’il s’agit d’un renseignement dans un registre réglementaire auquel le public a accès;
  • dans des situations d’urgence.

Le consentement peut être écrit, verbal ou implicite.

Au sujet des créanciers

Comme la plupart des professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation, nous recueillons, utilisons et communiquons de l’information au sujet des créanciers et des sommes qu’ils revendiquent dans le but d’évaluer ces réclamations et de procéder aux distributions. Par exemple, le bilan, un formulaire remis aux créanciers et déposé auprès du gouvernement, énumère tous les créanciers connus et les sommes qui leur sont dues. Habituellement, cette information est de nature commerciale plutôt que personnelle, mais pas toujours.

Dans certains cas, le créancier doit fournir des renseignements personnels et financiers à son propre sujet. Il se peut alors que nous devions recueillir, comme nous le faisons pour le débiteur, le numéro d’assurance sociale de ce créancier afin de faire rapport de la transaction ou du revenu connexe.

Là également, comme pour le débiteur (voir ci-dessus), nous nous efforçons d’obtenir le consentement, mais cela n’est pas toujours possible, d’autant plus que la loi nous oblige à remettre une copie du bilan à tous les créanciers. Chaque fois qu’un créancier nous fournit de l’information, il doit se rappeler qu’il consent de fait à ce que nous utilisions et communiquions cette information au débiteur, aux autres créanciers (qui ont le droit de connaître les autres créanciers sur les biens du débiteur), au gouvernement et aux tribunaux.

Au sujet des clients et employés du débiteur

Lorsque nous assumons la propriété, la mise sous séquestre ou la gestion des affaires d’un débiteur, nous avons les mêmes obligations que lui. Donc, si l’entreprise poursuit des activités commerciales couvertes par la législation sur la protection des renseignements personnels, nous recueillons, utilisons et communiquons cette information comme le débiteur est tenu de le faire. Par exemple, nous pouvons seulement vendre les dossiers ou la liste de clients d’une entreprise de la même façon que le débiteur pourrait le faire. Pour plus de détails dans un cas particulier, prière de communiquer avec notre responsable en matière de protection des renseignements personnels.

Au sujet des membres du grand public

En ce qui touche les membres du grand public, la collecte de renseignements personnels vise principalement à obtenir des données pertinentes à la gestion du dossier de notre propre débiteur (p. ex. propriété et historique des fonds ou d’un bien). Souvent, cette collecte, cette utilisation et cette communication s’effectuent sans le consentement de l’individu en cause parce que nous semblons confrontés à la violation d’un accord ou d’une loi et qu’obtenir ce consentement risque de compromettre l’enquête ou parce que la loi nous oblige à procéder en ce sens.

La collecte de renseignements personnels auprès de membres du grand public vise également à les familiariser avec les services d’insolvabilité et de réorganisation en général et avec notre firme en particulier. Par exemple, tout en cherchant à recueillir autant de données que possible sur l’emploi, nous pouvons tenter d’obtenir l’adresse à domicile, le numéro de télécopieur et l’adresse de courrier électronique. Nous nous efforçons d’obtenir le consentement avant de recueillir ces renseignements personnels (sauf s’ils figurent dans un registre public réglementaire); mais si ce n’est pas possible pour une raison quelconque, sur demande, nous supprimerons immédiatement tout renseignement personnel de notre liste de diffusion.

Sur notre site Web, exception faite des témoins « cookies » (marqueurs électroniques qui identifient les ordinateurs qui ont visité notre site Web), nous recueillons seulement les renseignements personnels que vous nous fournissez et les utilisons seulement aux fins que vous nous indiquez (p. ex. en réponse à votre courriel, pour l’inscription à un cours, pour l’abonnement à nos bulletins d’information). Les témoins ne servent qu’à vous aider à naviguer dans notre site Web et non à surveiller vos activités.

Au sujet de nos employés

La collecte des renseignements personnels vise principalement à faciliter les communications et les activités reliées au travail de nos employés et à produire des documents pour le gouvernement (p. ex. discuter d’une cession, émettre des chèques de paie, conférer des avantages sociaux, surveiller le rendement des employés, délivrer les reçus d’impôt de fin d’année, préparer les déclarations de revenus). Ces renseignements personnels comprennent les adresses et numéros de téléphone à domicile, les numéros d’assurance sociale et les données nécessaires aux évaluations de rendement. Nous recueillons rarement de tels renseignements sans consentement préalable (qui est parfois implicite), mais cela peut arriver lors d’une urgence santé (p. ex. la flambée d’une maladie contagieuse) ou d’une enquête sur une infraction à la loi (p. ex.: un vol au bureau).

Motifs secondaires et connexes de la collecte de renseignements personnels

Comme la plupart des organisations, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements à des fins reliées à notre motif principal, notamment :

  • Facturer nos services ou percevoir des comptes impayés;
  • Aviser le public, citer les références dans nos bulletins d’information, mentionner les cours et les services que nous offrons;
  • Revoir nos dossiers pour nous assurer que nos services sont de haute qualité, y compris évaluer le rendement de nos associés et de nos employés. En outre, il se peut que des consultants externes (p. ex. conseillers, avocats, spécialistes en technologie de l’information) effectuent régulièrement des vérifications et des revues aux fins d’amélioration de la qualité de notre firme, y compris des examens de dossiers et des entrevues de notre personnel;
  • Les professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation sont régis par le Bureau du surintendant des faillites, les organismes provinciaux de réglementation concernant les comptables, l’Association canadienne des professionnels de l’insolvabilité et de la réorganisation et autres qui, dans l’intérêt du public, peuvent inspecter nos registres et interviewer notre personnel dans le cadre de leurs activités de réglementation.

De plus, en tant que professionnels, il nous incombe de faire rapport de toute inconduite grave, incompétence ou incapacité de la part d’autres professionnels, qu’ils appartiennent à d’autres organisations ou à la nôtre. En outre, notre firme est d’avis qu’elle doit signaler aux autorités toute information qui laisse supposer un comportement illégal grave.

Les organismes de réglementation externes ont leurs propres obligations strictes en matière de protection de la vie privée. Ces rapports pourraient comprendre des renseignements personnels sur les débiteurs, les créanciers ou autres individus à l’appui de cette préoccupation (p. ex. des services inappropriés), quoique nous nous efforcions de minimiser ce type de communication.

De plus, à l’instar de toutes les organisations, diverses agences gouvernementales (p. ex. l’Agence du revenu du Canada, le Commissariat à l’information et à la vie privée, la Commission des droits de la personne, etc.) ont l’autorité de revoir nos dossiers et d’interviewer notre personnel dans le cadre de leurs mandats. Dans de telles circonstances, nous pouvons consulter des professionnels (p. ex. des avocats, des comptables) qui examineront cet aspect et nous en feront rapport.

Les débiteurs, créanciers et autres individus avec lesquels nous faisons affaires peuvent nous poser des questions sur les services que nous leur avons fournis et sur la façon dont nous avons traité les renseignements personnels à leur sujet.

De plus, nous continuons de prodiguer des services à certains individus pendant des mois, voire des années, de sorte que des registres passés s’avèrent très utiles. Nous conservons toute information sur l’insolvabilité et la réorganisation pendant au moins cinq ans après notre dernière prise de contact afin d’être en mesure de répondre à ces questions et de fournir ces services.

Advenant la vente de la firme Ginsberg Gingras ou de ses biens, l’acheteur voudra sans doute effectuer un contrôle préalable dit «diligence raisonnable» des livres et registres de la firme pour s’assurer qu’elle est viable et qu’elle lui a été décrite de manière équitable. Ce contrôle peut inclure une revue de nos dossiers en matière de finances et de services.

L’acheteur ne pourra supprimer ou enregistrer les renseignements personnels. Avant d’accéder aux dossiers, l’acheteur devra promettre par écrit de tenir ces renseignements personnels strictement confidentiels. Seul l’acheteur digne de confiance qui s’est déjà engagé à acquérir l’organisation ou ses biens pourra avoir accès aux renseignements personnels, et seulement dans le but d’effectuer son contrôle de diligence raisonnable avant de clore la transaction.

Vous avez le choix de ne pas participer à certaines de ces activités reliées ou secondaires (p. ex. en refusant de recevoir les documents promotionnels, en payant vos services à l’avance). Par contre, nous n’avons guère le choix au sujet de certaines d’entre elles (p. ex. la réglementation externe).

Protection des renseignements personnels

Nous attachons la plus haute importance à la protection des renseignements personnels. C’est pourquoi nous avons pris les mesures suivantes :

  • L’information papier est soit supervisée, soit rangée dans un endroit fermé à clé ou à accès interdit;
  • Le matériel informatique est soit supervisé, soit rangé dans un endroit fermé à clé ou à accès interdit. De plus, nous nous servons de mots de passe sur nos ordinateurs. Tous nos téléphones cellulaires sont numériques, ce qui complique l’interception des signaux (malgré cela, nous prenons certaines précautions, car parfois les cellulaires sont transférés à un service analogique);
  • L’information papier est expédiée dans des enveloppes adressées et scellées ou dans des boîtes par des entreprises de confiance;
  • L’information électronique est soit transmise par ligne directe, soit par message anonyme ou chiffré;
  • Le personnel possède la formation voulue pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels seulement si les fonctions l’exigent et ce, en conformité avec notre politique en matière de protection de la vie privée;
  • Les agences et consultants externes ayant accès aux renseignements personnels sont tenus de nous fournir les garanties appropriées concernant la protection de la vie privée.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps afin de pouvoir répondre à vos questions relativement aux services que nous avons fournis et à la façon dont nous avons traité les renseignements personnels à votre sujet. Cependant, nous ne voulons pas garder vos renseignements personnels trop longtemps afin de protéger votre vie privée.

Nous conservons nos dossiers d’insolvabilité et de réorganisation pendant environ cinq ans. Nos répertoires de personnes-ressources sont beaucoup plus difficiles à détruire systématiquement; c’est pourquoi nous supprimons cette information quand il semble que nous n’aurons plus à communiquer avec vous. Par contre, à votre demande, nous pouvons outrepasser les délais habituels et détruire cette information.

Nous gardons les renseignements personnels reliés à notre correspondance générale, nos bulletins d’information, nos colloques et nos activités de promotion pendant environ deux ans après la dernière prise de contact ou activité.

Nous détruisons les dossiers contenant des renseignements personnels en les déchiquetant, et les fichiers électroniques, en les effaçant. De plus, lorsque nous remplaçons du matériel informatique désuet, nous veillons à ce que le disque dur soit détruit ou reformaté.

Consultation de vos renseignements personnels

À quelques exceptions près, vous avez le droit de voir quels renseignements nous possédons à votre sujet. Souvent, il vous suffit de le demander. Nous vous aiderons à identifier cette information et vous fournirons les explications nécessaires pour la comprendre (p. ex. les acronymes et les termes techniques). Bien entendu, nous devrons confirmer votre identité avant de vous accorder un tel accès. Nous nous réservons le droit d’imputer des frais minimes pour ces demandes.

Advenant un problème, nous pourrions vous demander de soumettre votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous accorder cet accès, nous ferons notre possible pour vous le faire savoir dans les trente jours qui suivent, en vous fournissant des explications.

Si vous croyez qu’il y a une erreur dans ces renseignements, vous avez le droit de demander qu’elle soit corrigée. Cela s’applique aux renseignements factuels et non aux opinions professionnelles que nous aurions pu formuler. Il se peut que nous vous demandions de documenter l’erreur que vous prétendez avoir remarquée dans nos dossiers. Si nous constatons que nous avons effectivement commis cette erreur, nous la corrigerons et aviserons toute partie à laquelle nous avons communiqué ce renseignement. Si, à notre avis, nous n’avons pas commis d’erreur, nous accepterons néanmoins d’inclure dans notre dossier une brève déclaration de votre part à ce sujet que nous ferons parvenir à toute partie ayant reçu le renseignement préalable.

Des questions ?

Si vous avez des questions, vous pouvez vous adresser à notre responsable en matière de protection des renseignements personnels, Mme Michelle Déziel, directrice des ressources humaines et formation.

Michelle Déziel
Ginsberg Gingras
145, promenade du Portage
Gatineau (Québec) J8X 2K4
Téléphone : 819-776-0283
Télécopieur : 819-776-1254
mdeziel@ginsberg-gingras.com

Si vous avez une plainte officielle à formuler au sujet de nos procédés à l’égard des renseignements personnels, vous pourrez la soumettre par écrit à notre responsable en matière de protection des renseignements personnels. Elle accusera réception de votre plainte, s’assurera qu’elle est examinée dans les meilleurs délais et veillera à ce que vous receviez par écrit notre décision formelle et les raisons qui la motivent.

La présente politique vise à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Cette loi est complexe et comporte d’autres exceptions aux principes en matière de protection de la vie privée qui sont trop détaillées pour être reproduites ici. Par ailleurs, il y a peu d’exceptions relatives aux engagements énoncés ci-dessus.

Pour les questions d’ordre plus général, l’application de la législation en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé relève du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, qui agit également comme ombudsman pour les conflits dans ce domaine. On peut joindre le Commissaire aux coordonnées suivantes :

30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 1H3
Téléphone : 819-994-5444
Sans frais : 1-800-282-1376
ATS : 819-994-6591
www.priv.gc.ca

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